Mediation tussen een cafe-exploitant en omwonenden (vaststellingsovereenkomst)

Een tijdje terug werd ik als mediator ingeschakeld in een conflict tussen een cafe-exploitant en omwonenden. De gemeente zag dat zij ook een rol in het geheel speelde en had daarom mediation voorgesteld. De juridische procedures werden opgeschort en ik ging aan de slag… het werd een pittig traject.



De aanleiding



Er was al lang tijd een cafe gevestigd op het desbetreffende perceel en het paste ook gewoon in het bestemmingsplan, maar sinds de overname van het cafe door de huidige eigenaren in 2014 was het gebruik wel geïntensiveerd: er werden ruimere openingstijden gehanteerd, het woongedeelte was omgebouwd tot een zaak en er was een terras van 200 vierkante meter in gebruik genomen. Er werden ook feesten gehouden tot maximaal 80 personen.



Al in de jaren 70 was er een nieuwe wijk gebouwd achter het cafe en de afstand van het bedrijf tot een aantal omwonenden was ongeveer 50 meter. Sinds 2014 klaagden een aantal van hen: over de geluidsoverlast van de zaal en het terras, over de openingstijden tot 01.30 uur, van vertrekkende bezoekers en parkeeroverlast in de omgeving.



Er waren al diverse bezwaar- en beroepsprocedures gevoerd rond de diverse besluiten over de sluitingstijden, de drank- en horecavergunning en de aanvraag van een omgevingsvergunning voor een geluidsscherm. Toch wilden de gemeente en de partijen er toch het liefst samen uitkomen en startten daarom een mediation op.



In afwachting van de uitkomst van de mediation werden de procedures opgeschort. De partijen hoopten op langdurige afspraken. De gemeente nam de kosten voor de mediation voor haar rekening. Echter, het vertrouwen tussen de partijen onderling was door alle gebeurtenissen ernstig geschaad, ook richting de gemeente.



De mediation



Aan mij als mediator werd gevraagd om in te gaan op de sluitingstijden van het cafe, de terrassen, de veranda, de verkeer- en parkeersituatie en op de plaatsing van het geluidsscherm. Ook werd expliciet gevraagd om de communicatie met de gemeente te verbeteren.



Tijdens de intakegesprekken liepen de emoties hoog op bij ongeveer tien van de omwonenden. Zij lieten zich mede daarom in de mediation vertegenwoordigen door drie personen.



Na een eerste tumulteuze startbijeenkomst op neutraal terrein besloot ik over te gaan op caucus-bijeenkomsten met de individuele partijen. De oplossing moest worden gezocht in een totaalpakket, voelde ik aan. Daarvoor zou wel een serieuze onderhandeling nodig zijn.



De doorlooptijd van de mediation werd daardoor uiteindelijk tien (!) maanden met vijf plenaire bijeenkomsten en dus vele caucus-gesprekken. Tussentijds hebben we een advies aan een (door alle partijen geaccepteerd) onafhankelijk geluidsadviesbureau gevraagd over wat de beste oplossing voor ‘geluidswering’ zou zijn. Dat advies was belangrijk maar rekte de duur van de mediation wel behoorlijk.



De vaststellingsovereenkomst



Uiteindelijk lukte het ons tot een vaststellingsovereenkomst te komen. Daarin werden de volgende zaken uitvoerig geregeld:



1.

Sluitingstijden van het pand: zondag- woensdag 0.00 uur en donderdag- zaterdag om 1.00 uur. Grote terras: zondag- woensdag om 22.00 uur en donderdag- zaterdag 23.30 uur.
Tussenterras: maximaal 16 x per jaar, maximaal 2 x per week open tot 20.00 uur.



2.

Parkeren op een speciaal terrein van exploitant in de omgeving. Er wordt een parkeerverbod ingesteld aan beide zijden. Op het troittoir worden geen objecten geplaatst. Er komt een aparte fietsenstalling.



3.

De veranda wordt voorzien van akoestische demping en isolatie.



4.

In het pand zijn geluidswerende voorzieningen aangebracht en is er een geluidsbegrenzer ingesteld. De deuren worden gesloten gehouden. Ingang en vertrek alleen via de voorzijde. Het personeel spreekt bezoekers aan bij luidruchtigheid.



5.

Geen muziek op de terrassen. Personeel houdt toezicht. Er is geen verwarming en overkapping.



6.

Er wordt een overhangend scherm geplaatst aan de achterzijde en zuidzijde aansluitend op bestaande bebouwing met een hoogte van 3 meter. Exploitant neemt de kosten voor zijn rekening . Het scherm wordt ingepland. Afspraken over materiaalkeuze en uitvoering van het scherm.



7.

Er worden afspraken gemaakt over melding van overlast en handhaving. Melding van overlast vindt in eerste instantie plaats bij de bedrijfsleider op zijn 06-nummer. Daarna zo nodig bij de politie en gemeente. De gemeente treedt handhavend op als afgesproken geluidsnormen worden overtreden.



8.

De afspraken zijn geldig voor rechtsopvolgers van exploitant.



9.

De duur is voor onbepaalde tijd. Evaluatie na eerste seizoen en voorts jaarlijks.



Conclusie



Je kunt je voorstellen dat het de nodige moeite heeft gekost om tot deze uitgebreide vaststellingsovereenkomst te komen. Ik heb heel wat op en neer moeten pendelen om overeenstemming te krijgen over de verschillen de maatregelen en afspraken.



Deze kwestie is natuurlijk niet de enige in z’n soort. Daarom wil ik de afspraken in de vaststellingsovereenkomst juist delen. Ze kunnen dienen als inspiratie voor vergelijkbare kwesties.



Tot slot kan ik ook nog wel wat zeggen over de lange duur van de mediation: dat had dus te maken met de vele caucus-gesprekken en ook met het inwinnen van het onafhankelijke advies. Het pendelen was een manier om escalatie te voorkomen maar heeft veel tijd gekost. Het onafhankelijke advies was nodig voor de oplossing maar heeft wel voor vertraging gezorgd.



Ik ben blij dat ik heb volgehouden, want de aanhouder wint!